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企业人事管理有漏洞 一案揪出五“蛀虫”

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梧桐秋雨 发表于 2017-12-29 12:46:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
 前不久,浙江省绍兴市上虞区某生产型企业发生多起管理人员职务侵占案,5名涉案者以虚构员工“吃空饷”手法骗得70多万元。近日,这5名人员因涉嫌职务侵占罪被提起公诉。
  据悉,阮某是上虞一家企业的生产经理,平时个人开销很大。2016年年初的一天,他将统计员车某叫到办公室,“讨教”报销发票的“良方”。碰巧,车间主任范某在该单位工作的两名亲戚预备离职,范某也一起向车某“讨教”是否可以继续缴社保。
  阮某、范某、车某三人一拍即合,想到了骗取公司钱财的方法:他们利用职务便利,对两名离职人员隐瞒不报,由车间主任范某负责伪造考勤记录,统计员车某编造工资单,生产经理阮某负责签字。直到2016年12月,三人共骗取公司发放的社保费、工资等近9万元。得手后,三人平分了这笔钱。2017年1月20日,阮某等三人的行为被人发现,公司报警后三人被警方抓获。
  警方在调查取证过程中,发现该企业竟然还有一起数额更大的职务侵占案。原来,这家企业的另一名生产经理夏某,勾结统计员李某,从2014年2月至2016年12月间,采取虚构员工“吃空饷”的方法,骗得企业发放的工资20多万元。相比于车某,现年41岁的女统计员李某胆子更大,从2014年7月至2016年12月,其还采用同样的方法将自己母亲、弟弟、表弟3人的名字编入公司工资单,骗取工资近43万元。
  评述
  这个连环案非常典型,表明企业在实际经营中,如果存在哪怕是常人看来微不足道的制度或管理漏洞,仍有可能被居心不良的“蛀虫”钻空子,进而给企业造成不可思议的损失。下面,笔者将为读者进行解析。
  (一)用工管理应有规范
《企业内部控制应用指引第3号———人力资源》要求,“企业确定选聘人员后,应当依法签订劳动合同,建立劳动用工关系;企业应当按照有关法律法规规定,结合企业实际,建立健全员工退出(辞职、解除劳动合同、退休等)机制,明确退出的条件和程序,确保员工退出机制得到有效实施。”
  用工管理是人事管理的“第一道防线”,无论是正式员工还是劳务用工,企业都应该以有效劳动合同作为用工依据。在实务中,企业应根据人力资源工作计划开展招聘工作,与新录用人员及时签署劳动合同;在员工离职前,单位应与其正式解除合同,并办理相关工作交接手续。本案例中的两起事件,公司对于离职员工未予以及时除名并签订离职协议,同时未经招聘、试用、签订正式劳动合同等程序便允许编外员工“上岗”,说明人事部门在劳动合同管理方面有明显的漏洞,未能实时、准确地掌握本单位在职员工名单和工作状况。
  (二)考勤管理应有标准
《企业内部控制应用指引第3号———人力资源》要求,“企业应建立和完善人力资源的激励约束机制,设置科学的业绩考核指标体系,对各级管理人员和全体员工进行严格考核与评价,以此作为确定员工薪酬、职级调整和解除劳动合同等的重要依据,确保员工队伍处于持续优化状态”。
  员工考勤管理是人事管理的“第二道防线”,没有明确的考勤制度,既不利于对员工日常管理,在发生劳动纠纷时,也难以有效举证。对于各岗位员工,公司都有必要进行出勤考核,并留有真实有效的考勤记录。本案例中,车间主任范某为两名已离职的亲戚伪造考勤记录,生产经理阮某、统计员车某帮助其掩盖事实,生产经理夏某与统计员李某勾结过程中肯定也在员工考勤记录上做过“文章”,说明该公司生产部门考勤管理制度十分混乱。
  (三)薪酬发放应有依据
《企业内部控制应用指引第3号———人力资源》要求,“企业应制定与业绩考核挂钩的薪酬制度,切实做到薪酬安排与员工贡献相协调,体现效率优先,兼顾公平”。
  用人单位每个月向员工发放工资之前,需要对员工出勤和绩效情况进行统计与核算,以保证薪酬数据的准确性、合理性。本案例中,该用人单位财务部门疏于对员工考勤记录及工资单可靠性的管理,以至于五个“蛀虫”长期蒙混过关。其实,对于规模不大、人数不多的单位,哪些员工在职在岗,人事部门和相关领导应该一清二楚,只要企业管理相对正规,“吃空饷”等小动作很容易被发现和制止。
  (四)内控制度应得到重视
  现实中,很多企业对内控仍有认识误区,认为内控没有外界宣传的那么重要或者与自己没有关联,但是当问题事件出现后可能就傻眼了。本案例中,这家生产型公司的相关人员在劳动合同及员工花名册管理、考勤及绩效管理、薪酬发放管理等业务中均未有效履职,让公司交了十分昂贵的“学费”。该案例给我们上了生动的一课,让我们知道,凡是有风险的地方,就需要内控。
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